Nazwa procesu

Cel przetwarzania danych

Podstawa prawna przetwarzania

Okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony
interes (art. 6
ust. 1 lit. f RODO),

jeśli dotyczy

Współadministratorzy danych

Treść obowiązku informacyjnego

Zawieranie
i realizacja
umów z kontrahentami

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy
z kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o. związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy,
a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi
i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy lub jej realizacji.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona
dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta 

Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/ skargą.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy.

Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o. związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)

Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

Formularz kontaktowy

Kontakt

z interesantem

w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości.

Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona

dla osób korzystających z formularza kontaktowego LOTOS Upstream sp. z o.o.

Rekrutacja pracowników

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzanie danych do prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach, wymaganych art. 22¹ Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:

a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody,

b)   nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.

- Grupa LOTOS

- LOTOS-Air  BP Polska

- LOTOS Asfalt

- LOTOS Infrastruktura
- LOTOS Kolej

- LOTOS Lab 

- LOTOS Ochrona 

- LOTOS Oil  

- LOTOS Paliwa 

- LOTOS Petrobaltic 

- LOTOS Serwis 

- LOTOS Straż

- LOTOS Terminale 

- LOTOS Upstream 

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

przeznaczona dla osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym organizowanym przez Grupę Kapitałową Grupy LOTOS S.A.

Organizacja praktyk
i staży

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. i  ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda osoby, której dane dotyczą, pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzanie danych do prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach wymaganych art. 22¹ Kodeksu pracy) w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:

a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia o systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody,

b)   nie wyrazili zgody na udział
w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu rozpoczęcia stażu/praktyki, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.

- Grupa LOTOS

- LOTOS-Air  BP Polska

- LOTOS Asfalt

- LOTOS Infrastruktura
- LOTOS Kolej

- LOTOS Lab 

- LOTOS Ochrona 

- LOTOS Oil  

- LOTOS Paliwa 

- LOTOS Petrobaltic 

- LOTOS Serwis 

- LOTOS Straż

- LOTOS Terminale 

- LOTOS Upstream 

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

przeznaczona dla osób uczestniczących w procesach rekrutacyjnych na staże i praktyki organizowane przez Grupę Kapitałową Grupy LOTOS S.A

Program etyczny

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem naruszenia Kodeksu etyki

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

Zapewnienie przestrzegania w LOTOS Upstream sp. z o.o. i Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. przyjętych norm postępowania w relacjach zawodowych, jak

i społecznych oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zgłaszających naruszenie Kodeksu Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS oraz osób, których dotyczy zgłoszenie

Przeciwdziałanie nadużyciom

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem nadużycia

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o. związanych ze zgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat.

Zapobieganie nadużyciom, ochrona reputacji LOTOS Upstream sp. z o.o. i Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zgłaszających nadużycie lub zdarzenie o charakterze nadużycia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie 

Zakupy
- Platforma Zakupowa LOGINTRADE

Prowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia niepublicznego
i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy

art. 6 ust. 1 lit b RODO

(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorze, związanych z m.in. z przepisów kodeksu cywilnego)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes  współadministratorów)

Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy.

Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego.

- Grupa LOTOS

- LOTOS-Air  BP Polska

- LOTOS Asfalt

- LOTOS Infrastruktura
-LOTOSKolej

- LOTOS Lab 

- LOTOS Ochrona 

- LOTOS Oil  

- LOTOS Paliwa 

- LOTOS Petrobaltic 

- LOTOS Serwis 

- LOTOS Straż

- LOTOS Terminale 

- LOTOS Upstream 

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

przeznaczona dla osób biorących udział w procesach zakupowych organizowanych na platformie zakupowej Logintrade przez Grupę Kapitałową Grupy LOTOS S.A.

Udzielanie pełnomocnictw

Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o.)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona

dla pełnomocników LOTOS Upstream sp. z o.o.

Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Realizacja świadczeń
z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
LOTOS Upstream sp. z o.o. (ZFŚS)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o. związanych m.in. z przepisami Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r.)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z przyznaniem świadczeń z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a po ich zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z tym związanych oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami Kodeksu pracy, przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Administrator dokonuje przeglądu ww. danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa te dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów określonych powyżej.

Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona

dla osób korzystających z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych LOTOS Upstream sp. z o.o.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO

Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na LOTOS Upstream sp. z o.o.
związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO),
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes LOTOS Upstream sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez LOTOS Upstream sp. z o.o. odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy LOTOS Upstream sp. z o.o. otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie.  

Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO